Звіт про роботу архівного відділу Уманської районної державної адміністрації за 2024 рік
Архівний відділ райдержадміністрації, як місцева державна архівна установа, вносить до Національного архівного фонду (далі - НАФ) архівні документи, що мають місцеве значення, веде їх облік, зберігання та використання відомостей, що в них містяться, а також реалізує державну політику у сфері діловодства та архівної справи, здійснює контроль за діяльністю архівних підрозділів підприємств, установ та організацій на території району.
Відповідно до штатного розпису штатна чисельність працівників відділу складає 6 штатних одиниць, з них: м.Умань – начальник відділу, архіваріус (бухгалтер) та працівники на віддалених робочих місцях в м.Жашків (архіваріус), смт Маньківка (головний спеціаліст), м.Монастирище (архіваріус), м.Христинівка (головний спеціаліст).
Станом на 31.12.2024 на зберіганні у відділі знаходиться 573 архівні фонди, з них 116 фондів містять документи з кадрових питань.
Всього на зберіганні перебуває 105693 од.зб., в тому числі:
- 96179 справ постійного зберігання (НАФ),
- 5952 справи з кадрових питань (особового складу),
- 3033 справи тимчасового зберігання (виборчої документації).
Протягом 2024 року робота відділу зосереджувалася на виконанні планових показників «Розвитку архівної справи в Уманському районі на 2024 рік».
За 2024 рік на зберігання до відділу надійшли документи 13 архівних фондів у кількості 514 справ, з них: 514 – Національного архівного фонду.
Всі справи постійного зберігання та з кадрових питань, прийняті на зберігання, закартановані та розміщені на стелажах. З метою їх раціонального розміщення працівниками відділу проведено переміщення картонажів, виготовлено та розміщено ярлики. Дані про прийом справ внесено в облікові документи.
У 2024 році на виконання заходів, передбачених Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2020–2024 роки проведено перевірку наявності та стану документів по архівним фондам НАФ ІІІ категорії: м.Жашків – 287 спр. по 2 фондах, смт Маньківка - 2620 од. зб. по 6 фондах; м.Монастирище – 4182 од.зб. по 12 фондах. Всі фонди ІІІ категорії..
Протягом 2024 року архівний відділ райдержадміністрації продовжував роботу по створенню і розвитку науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.
Всього протягом 2024 року науково-технічне опрацювання документів проведено у 27-ми установах Списку № 1 джерелах-комплектування документами НАФ, а саме:
Уманська центральна районна лікарня, Бабанська селищна рада Уманського району Черкаської області; ДП «Лісгосп»;
Маньківський заклад загальної середньої освіти І-ІІІ ступенів № 1 Маньківської селищної ради, Маньківське РайСТ, ТОВ «Нестерівка», Маньківська дитяча школа мистецтв, Маньківський районний суд, Маньківська селищна рада;
Монастирищенська міська рада, Опорний заклад загальної середньої освіти І-ІІІ «Ліцей «Ерудит» Монастирищенської міської ради Черкаської області, Монастирищенська міська організація профспілки працівників освіти і науки України;
Христинівська міська рада; КНП «Христинівська багатопрофільна лікарня», Первинна профспілкова організація КНП «Христинівська багатопрофільна лікарня», Верхняцька дослідно-селекційна станція, ТОВ «Редакція газети «Трибуна хлібороба», Христинівська музичної школи відділу освіти, культури, молоді та спорту Христинівської міської ради, Христинівське РайСТ, відділ освіти, культури, молоді та спорту Христинівської міської ради, фінансове управління Христинівської міської ради, ДПГ «Христинівське», Христинівська спеціалізована школа І-ІІІ ступенів № 1 ім.О.Є.Корнійчука, КСП «Ягубець»;
Баштечківська сільська рада; закрито борги по упорядкуванню ліквідованих установ: фінансове управління Жашківської райдержадміністрації, відділ (сектор) культури Жашківської райдержадміністрації, сільські ради колишнього Жашківського району.
Крім того, було упорядковано документи та складено описи справ постійного зберігання (До ліквідації) на 78 справ: сектор культури та туризму Маньківської селищної ради за 2021-2023 роки – 12 , Кислинська загальноосвітня школа І-го ступеня Буцької селищної ради Черкаської області за 1949-2023 роки – 45, фінансовий відділ Буцької селищної ради за 2021-2023 роки – 21; погоджено описи з кадрових питань на 61 справу вищевказаних установ.
Також було надано консультації щодо приймання-передавання справ Кислинської ЗОШ у відомчий архів відділу освіти, молоді та спорту Маньківської селищної ради.
Одним із пріоритетних напрямків діяльності державних архівів є переведення в електронний (сканований) вигляд документів та довідкового апарату до них. У 2024 році оцифровано 49 описів: Умань – 9, Маньківка – 5, Монастирище – 26, Христинівка - 9.
Загалом, в архівному відділі райдержадміністрації зберігаються справи 188-ми архівних фондів, описи яких оцифровані та переведені в електронний вигляд. Надалі ця робота буде продовжена.
У 2024 році було проведено ремонт, оправлення та підшивку 123 архівних справ та 57 аркушів (смт Маньківка).
Ще одним із основних завдань, яке виконує архівний відділ Уманської райдержадміністрації є забезпечення реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району.
У 2024 році проведено у режимі он-лайн 8 засідань ЕК архівного відділу Уманської РДА, на яких розглянуто та схвалено описи справ 27 установ Списку № 1 (джерел-комплектування) та 3-х установ Списку № 3.
Схвалено 6 номенклатур, 2 інструкції з діловодства, по 8 положень про ЕК та архівні підрозділи установ.
Також на засіданні ЕК архівного відділу Уманської РДА були розглянуті та схвалені акти:
- «Про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ»: Маньківського районного суду (протоколи № 2 від 26.01.2024), Монастирищенського районного суду (протоколи № 2 від 26.01.2024, № 8 від 25.09.2024), Монастирищенської міської організації Профспілки працівників освіти і науки України (протокол № 8 від 25.09.2024);
- про непоправні пошкодження документів Уманської ЦРЛ та Уманської РДА (протокол № 3 від 20.03.2024).
Протягом 2024 року у складі робочої групи Уманської РВА здійснено перевірку ведення архівної справи, надано методичну допомогу та рекомендації працівникам, відповідальним за архів та роботу трудових архівів у Бабанській, Буцькій селищних, Баштечківській, Іваньківській, Ладижинській сільських та Монастирищенській міській радах.
Під час проведення комплексних перевірок діяльності сільських, селищних, міських рад (ОТГ) з метою перевірки забезпечення територіальними громадами умов зберігання документів Національного архівного фонду, документів з кадрових питань (особового складу), погосподарських книг (в т.ч. ліквідованих сільських рад, що увійшли до складу ОТГ) в територіальних громадах виявлено наступне (перевірено 6 ОТГ, робота продовжується).
Ізольовані приміщення для зберігання архівних документів є в Бабанській, Маньківській селищних, Дмитрушківській, Іваньківській сільських радах. В Монастирищенській міській та в Буцькій селищній радах архівні документи, закінчені діловодством зберігаються в робочих кімнатах в шафах на відповідальному зберіганні працівників.
На засіданнях виконавчих комітетів територіальних громад після виборів 2020 року та припинення сільських рад, що увійшли до складу ОТГ, розглядалися питання щодо ведення архівної справи та забезпечення зберігання архівних документів (Національного архівного фонду, документів з кадрових питань (особового складу), погосподарських книг тощо) зокрема:
- Бабанська селищна рада – рішення виконкому від 29.01.2021 № 2 «Про забезпечення збереження архівних документів», яким визначені місце та відповідальні особи за зберігання архівних документів, накопичених за період діяльності сільських рад, що увійшли до складу ТГ. У зв’язку із зміною структури старостинський округів та зміною відповідальних осіб прийнято нове рішення виконавчого комітету селищної ради від 19.11.2021 № 125 «Про забезпечення збереження архівних документів» (дію попереднього скасовано). В процесі припинення сільських рад, що увійшли до складу Бабанської ТГ здійснено передачу архівних документів, накопичених за період їх діяльності, оформлено відповідні Акти приймання-передавання.
- Дмитрушківська сільська рада – рішення виконавчого комітету від 24.11.2020 № 143 «Про забезпечення збереження архівних документів». рішенням від 22.12.2020 № 162 вищевказане рішення виконкому було доповнено пунктами про відповідальність старост за збереження документів колишніх сільських рад, що увійшли до складу Дмитрушківської сільської ради, документів з кадрових питань ліквідованих установ та визначені місця їх зберігання у приміщеннях відповідних рад. Оформлено акти приймання-передавання справ старостам.
- Буцька селищна рада – рішення виконавчого комітету від 17.10.2023 № 53 «Про забезпечення збереження архівних документів», яким визначені місце та відповідальні особи за зберігання архівних документів, накопичених за період діяльності сільських рад, що увійшли до складу ТГ. На виконання вищевказаного рішення у селищній раді, а також у старостинських округах були проведені значні за обсягом перевірки наявності та стану документів, що зберігаються, оформлено відповідні Акти.
- Монастирищенська міська рада - рішення виконавчого комітету міської ради від 23.02.2024 № 55 «Про ведення архівної справи та зберігання архівних документів у Монастирищенській міській раді та її виконавчому комітеті», яким визначені місце та відповідальні особи за зберігання архівних документів, накопичених за період діяльності сільських рад, що увійшли до складу ТГ. На виконання вищевказаного рішення у міській раді, а також у старостинських округах були проведені значні за обсягом перевірки наявності та стану документів, що зберігаються, оформлено відповідні Акти.
Не менш важливого значення має використання інформації, що міститься в документах Національного архівного фонду та інших документах, які зберігаються у районному архіві.
В архівному відділі райдержадміністрації велика увага приділяється роботі по виконанню запитів, які надходять від фізичних та юридичних осіб. Постійно надаються роз’яснення та консультації громадянам щодо їх звернень, допомога у розшуку документів ліквідованих підприємств, в оформленні звернень до інших архівних установ області, країни.
У квітні 2024 року відповідно договору про співпрацю, укладеного між історичним факультетом Уманського державного педагогічного університету ім. П.Г.Тичини та архівним відділом Уманської РДА на базі відділу та архівного підрозділу Уманської ЦРЛ було проведено архівну практику студентів історичного факультету.
Станом на 31.12.2024 до архівного відділу райдержадміністрації надійшло 1926 заяв і запитів від фізичних та юридичних осіб, з них: тематичних – 381, майнових – 595, соціально-правового характеру – 949, генеалогічний - 1. Видано довідок – 2088.
Серед заяв і запитів переважала тематика: довідки про заробітну плату та роботу, зарахування до стажу відпрацьованих в колгоспі років, надання в приватну власність земельних ділянок, нумерація будинків і присвоєння назв вулиць, обрання депутатами районних рад та інше.
В архівному відділі райдержадміністрації організовано роботу 11 користувачів архівними документами НАФ (33 відвідування, видано 64 справи).
У жовтні 2024 року замінено блок живлення в охоронній сигналізації (м.Монастирище) на суму 3200 грн.; у листопаді 2024 року здійснено перезарядку 2-х вогнегасників (Умань) на суму 300 грн.; У грудні встановлено локальну охоронну сигналізацію в приміщенні архівного відділу в селищі Маньківка на суму 20722,80 грн.
У 2024 році на виконання рекомендацій після перевірки діяльності Уманської районної військової (державної) адміністрації, в т.ч. і роботи відділу Черкаською ОВА, а також на виконання рекомендацій після аудиту роботи відділу Уманською РВА на виділені додаткові кошти до кошторису відділу придбано: книжковий сканер Czur ET 18 Pro WiFi (ET 18 Pro) на суму 19999 грн. та ноутбук НР 255 G9 yf ceve 19999 грн.
В Уманському районі діє мережа 10 трудових архівів, в яких зберігається 106220 од.зб. З них:
- із статусом юридичних осіб публічного права: комунальна архівна установа м.Жашків та архівна установа територіальної громади Христинівської міської ради;
- статусу юридичної особи - відділ трудового архіву управління документообігу, контролю, інформаційної політики та архівної справи Монастирищенської міської ради, а також створені при виконкомах Бабанської, Буцької, Маньківської селищної, Іванківської, Дмитрушківської, Ладижинської і Паланської сільських рад ОТГ.
За 2024 рік в трудові архіви надійшло 35 ф. 751 спр.; ними підготовлено 5188 довідок.
