Забезпечення збереження архівних документів – запорука надійного захисту соціально-правових інтересів громадян
Усе життя людину супроводжують документи від моменту її народження до моменту відходу у вічність. Документується її навчання, трудова діяльність, матеріально-побутові відносини із суспільством тощо. У ділових паперах знаходять своє відображення всі соціальні перетворення. Вони є важливим незамінним носієм інформації у майбутнє. Тому за кожним документом стоїть людина, її доля, перспективи її соціально-правовогозахисту.
Згідно Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» архівний сектор Уманської райдержадміністрації, як місцева державна установа, здійснює реалізацію державної політики у сфері діловодства та управління архівною справою на території Уманського району з метою задоволення інформаційних потреб суспільства, реалізації законних прав та інтересів громадян.
Станом на 01.08.2017 на зберіганні в архівному секторі райдержадміністрації перебуває 16488 од. зб., в тому числі:
- 13000 справ постійного зберігання (НАФ);
- 2253 справ з кадрових питань (особового складу);
- 1235 одиниць виборчої документації тимчасового зберігання.
Із 180 архівних фондів, які знаходяться на зберіганні в районному архіві, 48 фондів складають документи трудових відносин ліквідованих підприємств, а також виборчих комісій після проведення виборів Президента України та місцевих виборів. Крайні дати документів, що зберігаються в архівному секторі, відображають період з 1944по 2016роки.
Робота архівного сектору багатогранна, але одним з основних її напрямків є виконання заяв громадян для забезпечення захисту їх соціально-правових інтересів.
Для порівняння інформуємо, що у 2014 - 2015 роках до районного архіву надійшло 260 і 312 заяв і запитів, з них 245 і 298 носили соціально-правовий характер відповідно. У 2016 році вже надійшло 403 запити і заяви громадян, з них 389 - соціально-правового характеру. А станом на 01.08.2017 в архівному секторі розглянуто 238, з них – 208 заяв соціально-правового характеру. Переважна більшість з них – це довідки про заробітну плату (60), довідки про роботу і зарахування стажу (61), про кількість вихододнів колгоспника (2), про кількість поголів’я корів для призначення пільгової пенсії (2), про перейменування вулиць та присвоєння номера будинку (6), передача земельних ділянок у приватну власність (73) тощо.
Таким чином інтерес і потреба у зверненні до архівних документів для захисту соціально-правових інтересів громадян зростає.
А отже, документи з кадрових питань (особового складу) ліквідованих підприємств, установ і організацій, що зберігаються в архівних установах, в тому числі в архівному секторі райдержадміністрації, є незамінним джерелом інформації для підготовки і подання необхідних документів для оформлення різних видів пенсій (за віком, пільгових, по втраті годувальника тощо).
Архівними установами максимально створюються та забезпечуються умови для зберігання архівних документів, які надійшли до них на зберігання. Але не меншого значення мають умови зберігання документів, в тому числі, документів з кадрових питань (особового складу) в установах, де вони створюються або правонаступником яких вони є.
У кожній установі, яка є юридичною особою, повинен функціонувати власний архів або архівний підрозділ. Нормативним актом, який регламентує його діяльність є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22.06.2015 № 736/27181. Працівники структурних підрозділів, особливо бухгалтерської та кадрової служб, повинні відповідально виконувати свої посадові обов’язки, адже створювані ними документи з особового складу мають строк зберігання 75 років і є базою для підготовки в подальшому довідок про роботу та заробітну плату, які використовуються для соціального захисту та оформлення різних видів пенсій.
В період економічної нестабільності та у зв’язку з ліквідацією і реорганізацією підприємств, установ і організацій різних форм власності гостро постає питання щодо забезпечення збереженості соціально значущих трудових документів з особового складу, що утворилися у результаті їхньої діяльності і є підґрунтям для забезпечення законних інтересів громадян.
На жаль, через халатне і безвідповідальне ставлення керівників підприємств до забезпечення збереження документів з кадрових питань (особового складу) під час продажу (перепродажу), при зміні профілю їх діяльності або під час її припинення чи ліквідації не рідкістю є факти втрати цих важливих документів або відсутність будь-якої інформації про місце їх знаходження. В таких випадках соціально-правові інтереси колишніх працівників таких підприємств залишаються не захищеними і такі громадяни, на жаль, в разі необхідності не зможуть підтвердити свій трудовий стаж або розмір заробітної плати.
Таким чином, забезпечення збереження документів з кадрових питань (особового складу) як на діючих підприємствах, установах і організаціях, так і в архівних установах має неабияке значення для захисту соціально-правових інтересів громадян, їх втрата є непоправною.
Завідувач архівного сектору
Уманської райдержадміністрації
Т.М. Тицькун
