Уманська Районна Державна Адміністрація Черкаської області
Уманський район, Черкаська область

Звіт про роботу архівного відділу райдержадміністрації за І півріччя 2020 року

Архівний відділ райдержадміністрації, як місцева державна архівна установа,  вносить до Національного архівного фонду (далі - НАФ) архівні документи, що мають місцеве значення, веде їх облік, зберігання та використання відомостей, що в них містяться, а також реалізує державну політику у сфері діловодства та архівної справи, здійснює контроль за діяльністю архівних підрозділів підприємств, установ та організацій на території району.

Станом на 01.07.2020 на зберіганні у відділі знаходиться 183 архівні фонди,  з них  50 фондів трудового архіву. Всього на зберіганні перебуває 18785 од.зб., в тому числі:  15213  справи постійного зберігання (НАФ), 2518 справ з кадрових питань (особового складу), 693 справи тимчасового зберігання, 361 бокс з виборчими бюлетенями та списками виборців.

 

Протягом І півріччя 2020 року робота архівного відділу райдержадміністрації зосереджувалася на виконанні планових показників «Розвитку архівної справи в Уманському районі на 2020 рік».

Протягом 6 місяців 2020 року на зберігання до відділу надійшли документи  7 фондів: Уманська райдержадміністрація, Юрківська, Шаринська, Ладижинська  сільські ради, Ладижинська ЗОШ, управління агропромислового розвитку райдержадміністрації, РАПО.

Загалом  прийнято 603 од.зб., з них:  406 справ постійного зберігання (НАФ)  та  197 -  з кадрових питань (особового складу).

 

Всі справи прийняті на зберігання закартановані та розміщені на стелажах. З метою їх раціонального розміщення в архівосховищах № 1 (пл. Соборності,1) та № № 2 і 3 (вул. Залізняка, 2 а) проведено переміщення  картонажів, виготовлено та розміщено ярлики.  Дані про прийом справ внесено в облікові документи.

 

Протягом 6 місяців 2020 року архівний відділ райдержадміністрації продовжував роботу по створенню і розвитку науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

Всього протягом І півріччя 2020 року науково-технічне опрацювання документів проведено у 11-ти установах Списку № 1, а саме: Уманська райдержадміністрація, управління агропромислового розвитку райдержадміністрації, Юрківська, Вільшанослобідська, Коржослобідська, Оксанинська, Степківська, Танська, Ладижинська сільські та Бабанська селищна ради, Ладижинська ЗОШ.

Також позапланово триває упорядкування виборчої документації Паланської сільської територіальної виборчої комісії після проведення 05.04.2020 проміжних виборів депутата Паланської сільської ради ОТГ (по с.Берестівець), яке буде завершене у липні 2020 року після здачі комісією квартальних звітів. Після чого буде здійснена передача виборчої документації на державне зберігання.

         Складено описи справ на 214 документів НАФ (в т.ч. 23 реєстраційні справи скасованих суб’єктів підприємницької діяльності) та 100 справ з кадрових питань (особового складу. Описи  передано на розгляд ЕПК Державного архіву Черкаської області.

 

Одним із пріоритетних напрямків діяльності державних архівів є переведення в електронний (сканований) вигляд документів та довідкового апарату до них. Протягом І півріччя 2020 року працівниками відділу  оцифровано та переведено в електронний вигляд 40 справ переліків рішень Уманського райвиконкому та розпоряджень Уманської райдержадміністрації за 1980-2019 роки. Також відскановано описи 11 архівних фондів НАФ.

Загалом, в архівному відділі райдержадміністрації зберігаються справи 119-ти архівних фондів, описи яких  оцифровані та переведені в електронний вигляд. Надалі ця робота буде продовжена.

У звітному періоді 2020 року було продовжено заміну папок, де зберігаються описи справ архівних фондів на зручні архівні бокси та оновлені папки. 

 

На виконання заходів, передбачених Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2020–2024 роки, в 2020 році було заплановано перевірити фонд № 1 «Уманський райвиконком (районна рада)» у кількості 650 справ за 1986-2013 роки. Проте, у зв’язку із введенням карантину через пандемію COVID-19, зменшенням кількості заяв і запитів, що надходять на розгляд у відділ, вивільненням робочого часу протягом 6 місяців 2020 року  перевірено 45 фондів у кількості 6869 справ

 

Ще одним із основних завдань, яке виконує архівний відділ Уманської райдержадміністрації є забезпечення реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району.

Для виконання вищезазначеного завдання архівний відділ тісно співпрацює із усіма установами – джерелами комплектування, а також зі всіма районними установами та організаціями, які звертаються за методичною допомогою щодо розробки і схвалення на засіданні експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації індивідуальних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про архівні підрозділи та експертні комісії відповідних установ, а також надання консультацій щодо ведення поточного діловодства і архівної справи.

Також консультації надаються територіальним виборчим комісіям щодо упорядкування  виборчої документації та підготовки її для передачі на зберігання в архівний відділ райдержадміністрації.

  Протягом 6 місяців 2020 року проведено 5 засідань ЕК архівного відділу райдержадміністрації, на яких розглянуто та схвалено:

         - описи на 100 справ з кадрових питань (особового складу) установ Списку № 1;

         - 7 номенклатур справ (Паланської, Дмитрушківської та Ладижинської сільських рад ОТГ, Служби у справах дітей райдержадміністрації, відділу розвитку сільських територій та захисту довкілля райдержадміністрації, Уманської районної профспілки працівників держустанов, архівного відділу райдержадміністрації;

         - 3 інструкції з діловодства (Паланської, Дмитрушківської та Ладижинської сільських рад ОТГ);

         - положення про ЕК та архівний підрозділ архівного відділу райдержадміністрації;

-  акти  «Про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ» Центру надання адміністративних послуг Уманської райдержадміністрації  (протокол № 1 від 02.01.2020);

- питання щодо виведення із Списку № 1 – джерел комплектування архівного відділу Берестівецької, Гереженівської, Городецької, Городницької, Гродзівської, Громівської, Затишанської, Колодистенської, Кочержинської, Кочубіївської, Максимівської, Пугачівської, Рижавської, Собківської, Старобабанівської, Текучанської,  Томашівської, Юрківської  сільських рад, що  фактично припинили свої повноваження, документи у їх діяльності не утворюються (протокол № 15 від 20.11.2019).

 

Не менш важливого значення має використання інформації, що міститься в документах Національного архівного фонду та інших документах, які зберігаються у районному архіві.

В архівному відділі райдержадміністрації велика увага приділяється роботі по виконанню запитів, які надходять від фізичних та юридичних осіб. Постійно надаються роз’яснення та консультації громадянам щодо їх звернень, допомога у розшуку  документів ліквідованих підприємств, в оформленні звернень до інших архівних установ області, країни.

У зв’язку із поширенням захворюваності на COVID-19 та на виконання рішення місцевої комісії з питань ТЕБ та НС  Уманської райдержадміністрації від 16.03.2020 (протокол № 5) особистий прийом громадян було скасовано з 16.03.2020. Заяви громадян та запити від установ приймалися до розгляду засобами поштового зв’язку (в т.ч. через електронну пошту). Після послаблення карантинних заходів прийом громадян відновлено, але з дотриманням заходів безпеки.

Станом на 01.07.2020 до архівного відділу райдержадміністрації надійшло 197 заяв і запитів від фізичних та юридичних осіб, з них: тематичних – 12 (6 %),  майнових – 85 (43 %), соціально-правового характеру – 100  (45 %).

З позитивним результатом виконано – 182 запити (92,5 %), надано 15 (7,5 %) негативних відповіді, зумовлених непрофільністю запитів або відсутністю необхідної заявникам інформації в архівних документах.

Серед заяв і запитів переважала тематика: довідки про заробітну плату та роботу, зарахування до стажу відпрацьованих в колгоспі років, надання в приватну власність земельних ділянок, нумерація будинків і присвоєння назв вулиць, обрання депутатами Уманської районної ради та інше.

 

В Уманському районі діє мережа трудових архівів (без статусу юридичної особи), створених при виконкомах 23 сільських (селищної) рад в населених пунктах: Бабанка, Вільшана-Слобідка, Вільшанка, Доброводи, Іванівка, Коржова, Коржовий Кут, Коржова Слобода, Косенівка, Краснопілка, Острівець, Посухівка, Рогова, Родниківка, Ропотуха, Свинарка, Сушківка, Танське, Фурманка, Ятранівка, а також Паланської, Дмитрушківської і Ладижинської сільських рад ОТГ. Всього в трудових архівах зберігається 13722 справи з кадрових питань (особового складу) ліквідованих підприємств, за якими протягом 6 місяців 2020 року  видано 515 довідок.

 

 

Начальник відділу  Тетяна ТИЦЬКУН