Звіт про роботу архівного сектору райдержадміністрації за 2017 рік

Одними з основних завдань, покладених на архівний сектор райдержадміністрації, як місцеву державну архівну установу,  є  внесення до Національного архівного фонду (далі НАФ) архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться, а також здійснення контролю за діяльністю архівних підрозділів підприємств, установ та організацій району.

Джерелами комплектування (фондоутворювачами) архівного сектору райдержадміністрації документами НАФ є 71 установа, підприємства та організації району (найбільше в області), з них: 51 установа – це органи місцевого самоврядування, решта 20 – це Уманська райдержадміністрація, її управління і відділи, ряд сільськогосподарських підприємств, навчальні і медичні заклади та інші організації.

Станом на 01.01.2018 на зберіганні в архівному секторі знаходиться 182 фонди,  в тому числі 49 фондів трудового архіву. Всього на зберіганні перебуває 16784 од.зб., в тому числі:  13238  справ постійного зберігання (НАФ) та  2265 справ з кадрових питань (особового складу), 1034 одиниці тимчасового зберігання, 180 боксів та 67 мішків з виборчими бюлетенями.

Протягом 2017 року робота архівного сектору райдержадміністрації зосереджувалася на виконанні планових показників «Розвитку архівної справи в Уманському районі на 2017 рік». Зокрема проведені наступні види робіт.

Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

Для  поліпшення умов зберігання документів, оптимального їх розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

- проведено ремонт документів з паперовою основою (10 одиниць зберігання);

- з метою раціонального розміщення документів в архівосховищі № 1  (пл. Соборності,1) проведено переміщення  970 од.зб.;

- виготовлено та замінено 104 ярлики на картонажних коробках;

- проведено суцільну перевірку наявності та фізичного стану документів Національного архівного фонду в архівосховищі (пл.Соборності,1), перевірено 5 фондів у кількості 422 справ);

- за допомогою міні-метеостанції постійно здійснюється контроль за температурно - вологісним режимом в архівосховищі, дані записуються у відповідний  журнал, значних відхилень у показниках не зафіксовано.

Архівним сектором райдержадміністрації проводиться планомірна робота щодо зменшення заборгованості по прийому документів НАФ на зберігання у встановлені граничні строки. Для цього з метою звільнення площ стелажного обладнання для подальшого прийому документів від установ-фондоутворювачів щорічно планується передавання документів НАФ на зберігання в Державний архів Черкаської області. 

У 2017 році відповідно до плану роботи сектору передано до Державного архіву Черкаської області 263 справи постійного зберігання з 5 фондів (Родниківська, Краснопільська, Городецька, Собківська, Ропотуська сільські ради). В ході підготовки до передачі справи попередньо були пошифровані, звірено відповідність заголовків справ із описами. Внесено зміни в облікові документи.

Архівним сектором у 2017 році прийнято 460 од.зб., з них:  402 справи постійного зберігання, 12 -  з кадрових питань (особового складу), 41 справа тимчасового зберігання, 5 боксів з виборчими бюлетенями. Всі справи закартановано,  дані внесено в облікові документи.

Протягом 2017 року до архівного сектору надійшло 12 фондів (Уманська райдержадміністрація, Уманська районна рада, Собківська, Антонівська, Вільшанослобідська, Гродзевська, Острівецька сільські ради, управління Держгеокадастру в Уманському районі, КСПП «Доброводи» (с.Доброводи), СТОВ «Колос» (с.Рогова), вибори до місцевих рад – 2015 року (продовження), перші вибори до ОТГ – 2017 року), в тому числі 3 (три) нових фонди:

- № 612 - СТОВ «Колос» (с.Рогова Уманського району Черкаської області; колишній ліквідатор виявив справи СТОВ за 2000-2006 роки в ході інвентаризації власної документації, документи були упорядковані у 2007 році, наявні схвалені ЕПК ДАЧО у 2007 році описи справ);

- № 613 - управління Держгеокадастру в Уманському районі (ліквідовано юридичну особу);

- № 614 – перші вибори до ОТГ-2017.

Всього у 2017 році упорядковано та прийнято на зберігання виборчу документацію:

- прийнято на зберігання документи Острівецької і Сушківської сільських виборчих комісій  у кількості 47 од.зб. (18 пост. зб., 12 ос.скл., 17 т.зб.)  у фонд «Вибори до місцевих рад - 2015 року» після проведення  позачергових виборів сільських голів у селах Острівець і Сушківка та проміжних виборів депутата Сушківської сільської ради у 2016-2017 роках (фонд 611 об’єд.);

- прийнято на зберігання документи  Паланської сільської виборчої комісії у кількості 29 од.зб. (24 справи т.зб., 5 боксів з виборчими бюлетенями) у фонд «Перші вибори до ОТГ - 2017» після проведення  перших виборів депутатів Паланської сільської ради та Паланського сільського голови Паланської об’єднаної територіальної громади 29.10.2017 (фонд 614 об’єд.).

Протягом 2017 року надавалась методична допомога управлінню Держгеокадастру в Уманському районі, сільським радам, що припиняються в наслідок приєднання до Паланської ОТГ, і територіальним виборчим комісіям щодо упорядкування  документації та підготовки її для передачі на зберігання в архівний сектор райдержадміністрації.

Також у 2017 році надавалася методична допомога  ліквідатору ПАТ «Старобабанівський гранітний кар’єр» і секретарю Старобабанівської сільської ради щодо приймання-передачі документів з особового складу ліквідованого ПАТ (212 справ за 1984-2017 роки) в трудовий архів сільської ради.

Створення і розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду

Протягом 2017 року архівний сектор райдержадміністрації продовжував роботу по створенню і розвитку науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду (НАФ).

Протягом 2017 року проведено описання документів у 21  установі району  (за планом – 15, у 2016 році упорядкування проведено у 40 установах), складено та затверджено ЕПК ДАЧО описи на 3190 справ постійного зберігання (350 - за планом), з них: документи управління Держгеокадастру в Уманському районі - 2490 справи за 2014-2017 роки;  146 реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, державну реєстрацію яких скасовано за 2006-2011 роки; 133 погосподарських книги сільських (селищної) рад за 2016-2020 роки.

Погоджено ЕПК ДАЧО описи на 248 справ з кадрових питань (особового складу) (150 - за планом).

Упорядкування проведено в 15 установах списку № 1 за планом, зокрема: Уманська райдержадміністрація, Уманське районне споживче товариство, Кочержинська сільська рада, КСП «Родниківка» і  ТОВ «Весна» - за 2014 рік; Уманська районна рада – за 2014-2015 роки; Оксанинська, Танська, Старобабанівська, Пугачівська, Собківська, Коржовослобідська, Бабанська  сільські (селищна) ради, ДП «Уманське лісове господарство» - за 2014-2016 роки, а також Бабанська школа-інтернат – за 2013/2014 – 2015/2016 навчальні роки.

Позапланово проведено упорядкування документів в установах: Уманська райдержадміністрація – за 2015 рік; управління Держгеокадастру в Уманському районі за  2014-2017 роки; Вільшанослобідська і Степківські сільські ради – за 2015-2016 роки, а також позапланово упорядковано документи Острівецької і Сушківської сільських виборчих комісій (продовження місцевих виборів 2015 року) та Паланської сільської територіальної виборчої комісії після проведення перших виборів до ОТГ.

  Із 71 установи списку № 1 в 2017 році затвердили описи  справ по 2014 рік включно (згідно нормативних вимог) 71 установа. Рівень упорядкування документів в установах складає 100 %. Середньообласний показник упорядкованості документів складає – 77 %.

Формування Національного архівного фонду.  Експертиза цінності документів.

Ще одним із основних завдань, яке виконує архівний сектор Уманської райдержадміністрації є забезпечення реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району.

Для виконання вищезазначеного завдання архівний сектор тісно співпрацює із усіма установами – джерелами комплектування сектору (їх 71), а також всіма районними установами та організаціями, які звертаються за методичною допомогою щодо розробки і схвалення на засіданні експертної комісії архівного сектору райдержадміністрації індивідуальних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про архівні підрозділи та експертні комісії відповідних установ, а також надання консультацій щодо ведення поточного діловодства і архівної справи.

За 2017 рік експертною комісією архівного сектору проведено 13 засідань, на яких схвалено:

- 5 номенклатур справ (Уманська райдержадміністрація, Уманська районна рада, ДП «Уманське лісове господарство», Служба у справах дітей і відділ економічного розвитку та торгівлі Уманської райдержадміністрації; по 2 положення про архівний підрозділ та експертну комісію, інструкції з діловодства ДП «Уманське лісове господарство» та Паланської сільської ради ОТГ;

- описи справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) 18 установ списку № 1, а також виборчих комісій;

- описи справ з кадрових питань (особового складу) №№ 1-ОС, 2-ОС Уманського районного центру зайнятості за 2013 рік (протокол № 1 від 03.01.2017), за 2014 рік (протокол № 9 від 04.08.2017);

-  акти  «Про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ» (ФГ «Агрофірма Базис» за 2000-2010 роки (протокол № 2 від 31.01.2017); ПОСП «Уманський тепличний комбінат» за 2008-2010 роки (протокол № 3 від 24.02.2017); Уманського районного центру зайнятості за 2006, 2009-2015 роки (протокол  № 9 від 04.08.2017); Уманського районного центру СССДМ (протокол № 10 від 29.08.2017);

- схвалено рішення про виведення із списку №1 архівного сектору управління Держгеокадастру в Уманському районі (ліквідація юридичної особи)  та подано на розгляд ЕПК ДАЧО (протокол № 12 від 16.11.2017).

Здійснено 10 комплексних перевірок роботи архівних підрозділів  Колодистенської, Ладижинської, Дмитрушківської, Пугачівської, Старобабанівської, Дубівської, Свинарської сільських та Бабанської селищної рад, фінансового управління райдержадміністрації, відділу архітектури, містобудування та житлово-комунального господарства; 5 тематичних перевірок – у Коржовослобідській, Посухівській, Аполянській, Антонівській сільських радах, КЗ «Уманський районний центр первинної медико-санітарної допомоги»; 5 контрольних перевірок роботи з питань ведення архівної справи у сільськогосподарських підприємствах.

         У 2017 році проведено 4 семінари - навчання з працівниками  відповідальними за ведення архівної справи в установах та секретарями сільських (селищної) рад з питань:

- упорядкування документів постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу), вимоги до оформлення справ;

- експертиза цінності документів, складання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, та знищення документів;

- Рекомендації щодо порядку передавання документів юридичних осіб (сільських, селищних, міських рад), що реорганізуються відповідно до Закону України «Про добровільне об’єднання територіальних громад», схвалені Центральною експертно-перевірною комісією Укрдержархіву України (протокол № 4 від 07.10.2016);

- передача справ на державне зберігання.

         Також прийнято участь у 2 семінарах-навчаннях із секретарями сільських (селищної) рад, організованих Уманською районною радою.

Використання інформації документів НАФ

Не менш важливого значення має використання інформації, що міститься в документах Національного архівного фонду та інших документах, які зберігаються у районному архіві.

Так, у секторі систематично проводяться виставки архівних копій документів Державного архіву Черкаської області з нагоди визначних та знаменних дат, тематичної літератури. Щорічно студенти історичного факультету Уманського державного педагогічного університету ім..П.Г.Тичини проходять виробничу практику з питання вивчення архівної справи.

         В архівному секторі райдержадміністрації велика увага приділяється роботі по виконанню запитів, які надходять від фізичних та юридичних осіб. Постійно надаються роз’яснення та консультації громадянам щодо їх звернень, допомога у розшуку  документів ліквідованих підприємств, в оформленні звернень до інших архівних установ області, країни. За тиждень надається біля 10-15 таких консультацій. Здійснюється контроль за виконанням запитів, що пересилаються архівним сектором за місцем зберігання документів.

Протягом 2017 року до архівного сектору райдержадміністрації надійшло 410 заяви і запити від фізичних та юридичних осіб, з них: тематичних – 28 (7 %),  соціально-правового характеру –   382 (93 %).

З позитивним результатом виконано – 384 запити (94 %), надано 26 (6 %) негативних відповідей, зумовлених непрофільністю запитів або відсутністю необхідної заявникам інформації в архівних документах та з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів. (Відсотки визначаються від загальної кількості запитів).

Серед соціально-правових запитів переважала тематика з питань:

- заробітна плата – 94 (24 %);

- робота (прийняття-звільнення) – 93 (24 %);

- зарахування до стажу років – 22 (7 %);

- земельні питання – 127 (33 %);

- присвоєння номерів будинків і зміна назв вулиць – 27 (7 %);

- кількість поголів’я корів і свиней (для пільгових пенсій) – 4 (1 %);

- інші питання – 17 (4 %).

(Відсотки визначаються від загальної кількості позитивно виконаних запитів).

Протягом 2017 року на адресу архівного сектору райдержадміністрації скарги щодо  порушення строків виконання запитів або щодо необґрунтованої   відмови у наданні інформації заявникам – не надходили.

Архівний сектор райдержадміністрації висвітлює свою роботу в засобах масової інформації, зокрема:

• на сторінках газети «Уманська зоря» надруковано статті «Архів як запорука надійного захисту соціально-правових інтересів громадян» (№ 35 від 18.08.2017), «100-річчя архівної галузі в Україні. 24 грудня – День працівників архівних установ» (№ 53 від 22.12.2017);
• по місцевому радіомовленню прозвучали виступи завідувача архівного сектору з нагоди Дня пам’яті жертв Голодомору 1932-1933 років та Дня працівників архівних установ.

На сторінці архівного сектору офіційного веб-сайту Уманської райдержадміністрації розміщені інформаційні матеріали з нагоди 100-річчя архівної справи в Україні, висвітлена історія створення та розвитку архіву Уманського району, розміщені фото керівників районного архіву. Також представлена інформація про кількість та склад фондів архівного сектору, інформація про документи з кадрових питань (особового складу), які зберігаються у секторі та на підприємствах-правонаступниках.

Завідувач архівного сектору

Т.М. Тицькун