Уманська Районна Державна Адміністрація Черкаської області
Уманський район, Черкаська область

Звіт про роботу архівного сектору Уманської райдержадміністрації за 2019 рік

На виконання постанови КМУ від 27.11.2019 № 973, якою  встановлено для архівних відділів райдержадміністрацій, як виняток, можливість створення відділу зі штатною чисельністю не менше як 2 одиниці, було  прийнято розпорядження Уманської райдержадміністрації від 03.01.2020 № 6 «Про структуру райдержадміністрації», яким змінено назву «архівний сектор» на «архівний відділ» Уманської районної державної адміністрації. Розпорядженням райдержадміністрації від 08.01.2020 № 9 затверджено нове положення про відділ та внесено відповідні зміни до ЄДРПО.

Архівний відділ райдержадміністрації, як місцева державна архівна установа,  вносить до Національного архівного фонду (далі - НАФ) архівні документи, що мають місцеве значення, веде їх облік, зберігання та використання відомостей, що в них містяться, а також реалізує державну політику у сфері діловодства та архівної справи, здійснює контроль за діяльністю архівних підрозділів підприємств, установ та організацій на території району.

Станом на 01.01.2020 на зберіганні у відділі знаходиться 183 архівні фонди,  з них  50 фондів трудового архіву. Всього на зберіганні перебуває 18182 од.зб., в тому числі:  14807  справ постійного зберігання (НАФ),  2321 справа з кадрових питань (особового складу), 693 справи тимчасового зберігання, 361 бокс з виборчими бюлетенями та списками виборців.

В розпорядженні архівного відділу райдержадміністрації знаходиться: 1 робоча кімната та архівосховище № 1 для зберігання документів НАФ, розміщені за адресою: пл. Соборності, 1, а також  архівосховище № 2 (каб.104) для зберігання документів НАФ та виборчої документації тимчасового строку зберігання і архівосховище № 3  (каб. 405) для зберігання документів з кадрових питань ліквідованих підприємств та виборчих комісій по   вул. Залізняка, 2 а.

В 2019 році Список № 1 (джерел комплектування архіву документами НАФ) налічував 71 установу: 51- це Уманська районна рада та сільські (селищна) ради,  решта 20 – це Уманська райдержадміністрація, її управління і відділи, ряд сільськогосподарських підприємств, навчальні і медичні заклади та інші організації. В 2020 році на засіданні ЕПК Державного архіву Черкаської області буде вирішене питання щодо виведення із Списку № 1 сектору культури та управління агропромислового розвитку райдержадміністрації у зв’язку із ліквідацією, а також 18-ти  сільських рад, що фактично припинили свої повноваження шляхом приєднання до Паланської, Дмитрушківської і Ладижинської сільських рад  об’єднаних територіальних громад, але  юридично їх не припинено через затягнуту ліквідаційну процедуру.  Після ухвалення остаточного рішення по цьому питанню кількість установ-джерел комплектування буде відповідно зменшена і складатиме 51 установу. 

 

Протягом 2019 року робота архівного сектору райдержадміністрації зосереджувалася на виконанні планових показників «Розвитку архівної справи в Уманському районі на 2019 рік».

Протягом 2019 року на зберігання до сектору надійшли документи 16 фондів (Уманська райдержадміністрація, Уманська районна рада, Дмитрушківська, Городницька, Собківська, Текучанська, Пугачівська, Гереженівська, Затишанська, Старобабанівська, Рижавська, Гродзевська, Колодистенська  сільські ради, сектор культури райдержадміністрації, вибори до місцевих рад – 2015 року (продовження), перші вибори до ОТГ – 2017 року (продовження) та прийнято на зберігання новий архівний фонд «Вибори Президента України 2019».

Загалом  прийнято 1634 од.зб., з них:  1042 справи постійного зберігання, 31 -  з кадрових питань (особового складу), 265 тимчасового зберігання і 327 боксів з виборчими бюлетенями та списками виборців.

Всі справи прийняті на зберігання закартановані та розміщені на стелажах. З метою їх раціонального розміщення в архівосховищі № 1 (пл. Соборності,1) у 2019 році  проведено переміщення 450 картонажів або  6756 од.зб.  Дані про прийом справ внесено в облікові документи.

Виготовлено та замінено 86 ярликів на картонажних коробках.

Протягом 2019 року архівний сектор райдержадміністрації продовжував роботу по створенню і розвитку науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

Всього протягом 2019 року науково-технічне опрацювання документів проведено у 42-х установах Списку № 1, а саме: Уманська райдержадміністрація, Уманська районна рада; Дмитрушківська, Гереженівська, Гродзівська, Пугачівська, Собківська, Старобабанівська, Текучанська, Рижавська, Колодистенська, Затишанська, Городницька, Острівецька, Коржовокутська, Посухівська, Рогівська, Дубівська, Родниківська, Іванівська, Свинарська, Шаринська, Антонівська, Полянецька, Доброводівська, Коржівська, Ятранівська та Паланська сільські ради; управління агропромислового розвитку, фінансове управління, відділ освіти, молоді та спорту, сектор культури райдержадміністрації; Уманська центральна районна лікарня, Уманське райСТ, КЗ «Бабанська загальноосвітня школа-інтернат І-ІІ ступенів Черкаської обласної ради; ТОВ «Дубова», ТОВ «Весна», ТОВ «Берестівець», ТОВ «Прометей», ТОВ «Текуча», ТОВ «Полянецьке», СТОВ «Дружба».

Також позапланово упорядковано документацію виборчих комісій з перших виборів ОТГ, продовження місцевих виборів 2015 року та ОВК ТВО            № 200 з виборів Президента України 2019 року.

         Складено описи справ на 1205 документів НАФ (в т.ч. 16 реєстраційних справ скасованих суб’єктів підприємницької діяльності, 9 операційних журналів, 373 погосподарських книг сільських рад); 627 справ з кадрових питань (особового складу); 592 справи і бокси тимчасового строку зберігання.

  Отже, в 2019 році всі установи – джерела комплектування районного архіву упорядкували документи по 2016 рік включно (згідно нормативних вимог) і рівень упорядкуваності документів в установах складає 100 %. За даними облдержархіву середньообласний показник упорядкованості документів складає – 77 %. Таким чином, архівний відділ Уманської райдержадміністрації входить в число 3-х відділів, які забезпечили                              100-відсотковий рівень упорядкованості, і це не зважаючи на найбільшу кількість установ Списку № 1.

В 2020 році, щоб забезпечити 100-відсотковий рівень упорядкованості, науково-технічне опрацювання документів потрібно провести у 15 установах. Проте, у зв’язку із змінами у адміністративно-територіальному устрої, перспективному утворенню ОТГ відділ буде максимально упорядковувати документи установ-джерел комплектування по 2019 рік включно не залежно від плану.    Також після проведення перших виборів ОТГ і чергових місцевих виборів буде проводитися упорядкування виборчої документації.

Одним із пріоритетних напрямків діяльності державних архівів є переведення в електронний (сканований) вигляд документів та довідкового апарату до них. Протягом 2019 року працівниками сектору  оцифровано та переведено в електронний вигляд описи 56 архівних фондів: 51 (колгоспи та радгоспи Уманського району), Уманська райдержадміністрація, РАПО, Рижавський цукровий завод, Ладижинська дитяча музична школа, Профспілковий комітет працівників держустанов.

Загалом, в архівному відділі райдержадміністрації зберігаються справи 108-ми архівних фондів, описи яких  оцифровані та переведені в електронний вигляд. В 2020 році ця робота буде продовжена.

В 2019 році здійснено часткову заміну папок, де зберігаються описи справ архівних фондів на зручні архівні бокси та оновлені папки. В 2020 році ця робота також буде продовжена.

Ще одним із основних завдань, яке виконує архівний відділ Уманської райдержадміністрації є забезпечення реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району.

Для виконання вищезазначеного завдання архівний відділ тісно співпрацює із усіма установами – джерелами комплектування, а також зі всіма районними установами та організаціями, які звертаються за методичною допомогою щодо розробки і схвалення на засіданні експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації індивідуальних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про архівні підрозділи та експертні комісії відповідних установ, а також надання консультацій щодо ведення поточного діловодства і архівної справи.

Також консультації надаються територіальним виборчим комісіям щодо упорядкування  виборчої документації та підготовки її для передачі на зберігання в архівний відділ райдержадміністрації.

         Протягом 2019 року проведено 16 засідань ЕК архівного сектору райдержадміністрації, на яких розглянуто та схвалено:

         - описи на 627 справ з кадрових питань (особового складу) установ Списку № 1 та виборчих комісій;

         - описи на 592 од. зб. тимчасового строку зберігання (в т.ч. на 327 боксів з виборчими бюлетенями та списками виборців) виборчих комісій;

         - 5 номенклатур справ (Уманської районної ради, Дмитрушківської та Ладижинської сільських рад ОТГ, Служби у справах дітей райдержадміністрації та управління соціального захисту райдержадміністрації;

         - 3 інструкції з діловодства - Уманської райдержадміністрації (2 - в зв’язку із внесеннями змін до них) та Уманської районної ради;

         - по 3 положення про ЕК та архівний підрозділ Уманської райдержадміністрації та  Дмитрушківської та Ладижинської сільських рад ОТГ;

         - 2 положення про Трудовий архів Дмитрушківської та Ладижинської сільських рад ОТГ;

-  акти  «Про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ» (Дмитрушківської сільської ради  (протокол № 1 від 02.01.2019); архівного сектору райдержадміністрації (протоколи № 7 від 23.05.2019 та № 8 від 05.06.2019); Уманської райдержадміністрації (протокол № 16 від 27.12.2019);

- питання щодо виведення із Списку № 1 сектору культури Уманської райдержадміністрації у зв’язку із ліквідацією та припиненням юридичної особи шляхом приєднання до відділу освіти, молоді та спорту райдержадміністрації, та внесенням відповідного запису до ЄДРПО 31.10.2019 (протокол № 15 від 20.11.2019).

В травні-червні 2019 року проведено експертизу цінності документів, що зберігаються в архівному секторі райдержадміністрації, зокрема: документів тимчасового зберігання, строки зберігання яких вичерпано.

Так, в травні виділена до знищення виборча документація 3-х фондів (ф.576 «Вибори Президента України – 2004», ф.598 «Вибори Президента України – 2010», ф.602 (об’єд.) «Вибори до місцевих рад – 2010») та документи тимчасового строку зберіння ф.605 «ПП «Лойд-СТ») у кількості 622 од. зб.

В червні відповідно до листа Державного архіву Черкаської області від 12.02.2019 р. № 32/02-17 «Про знищення виборчої документації з позачергових виборів Президента України 2014 року» організовано знищення виборчої документації ОВК ТВО № 203, строк зберігання якої відповідно до частини 4 статті 88 Закону України «Про вибори Президента України» 5 років з дня офіційного оголошення ЦВК результатів виборів (г-ти «Урядовий кур’єр» та «Голос України від 03.06.2014).

Здійснено 10 комплексних перевірок роботи архівних підрозділів:  Уманської центральної районної лікарні, КЗ «Бабанська загальноосвітня школа-інтернат І-ІІ ступенів Черкаської обласної ради», секторі культури райдержадмінстрації, ТОВ «Дубова», ТОВ «Весна», ТОВ «Берестівець», ТОВ «Прометей», ТОВ «Текуча», ТОВ «Полянецьке», СТОВ «Дружба»;                             5 тематичних перевірок   Краснопільської, Ладижинської, Піківецької, Ропотуської, Юрківської сільських рад;  5 контрольних перевірок роботи з питань ведення архівної справи у Ладижинській ЗОШ, Ладижинській ДМШ, КСП «Родниківка», Аполянській та Вільшанській сільських радах.

         За 2019 рік проведено 2 семінари - навчання з працівниками  відповідальними за ведення архівної справи в установах та секретарями сільських (селищної) рад з питань:

- Рекомендації щодо порядку передавання документів юридичних осіб (сільських, селищних, міських рад), що реорганізуються відповідно до Закону України «Про добровільне об’єднання територіальних громад», схвалені Центральною експертно-перевірною комісією Укрдержархіву України (протокол № 4 від 07.10.2016);

- упорядкування документів постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу), вимоги до оформлення справ;

- експертиза цінності документів, складання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, та знищення документів;

- впровадження електронного документообігу та затвердження інструкцій з діловодства на основі типової інструкції, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 № 55 (із змінами).

 

         Також завідувачем сектору прийнято участь у 2 семінарах-навчаннях: із секретарями сільських (селищної) рад, організованих Уманською районною радою, та з головами ДВК, організованих ЦВК перед проведенням виборів Президента України 2019 року.

Не менш важливого значення має використання інформації, що міститься в документах Національного архівного фонду та інших документах, які зберігаються у районному архіві.

Так, у секторі систематично проводяться виставки архівних копій документів Державного архіву Черкаської області з нагоди визначних та знаменних дат, тематичної літератури. Щорічно студенти історичного факультету Уманського державного педагогічного університету ім. П.Г.Тичини проходять виробничу практику з питання вивчення архівної справи.

             В архівному відділі (секторі) райдержадміністрації велика увага приділяється роботі по виконанню запитів, які надходять від фізичних та юридичних осіб. Постійно надаються роз’яснення та консультації громадянам щодо їх звернень, допомога у розшуку  документів ліквідованих підприємств, в оформленні звернень до інших архівних установ області, країни.

Протягом 2019 року до архівного сектору райдержадміністрації надійшло 786 заяв і запитів від фізичних та юридичних осіб, з них: тематичних – 32 (4 %),  майнових – 498 (63 %), соціально-правового характеру – 256  (33 %).

З позитивним результатом виконано – 752 запити (96 %), надано 34 (4 %) негативних відповіді, зумовлених непрофільністю запитів або відсутністю необхідної заявникам інформації в архівних документах.

Серед заяв і запитів переважала тематика: довідки про заробітну плату та роботу, зарахування до стажу відпрацьованих в колгоспі років, надання в приватну власність земельних ділянок, нумерація будинків і присвоєння назв вулиць, обрання сільським головою та секретарем сільської ради, обрання депутатами Уманської районної ради та інше.

Протягом 2018-2019 років зміцнено матеріально-технічне забезпечення відділу. Так, у  2018 році на реалізацію заходів, передбачених Районною програмою розвитку архівної справи в Уманському районі на 2016-2020 роки, виділено 60500 грн., які використано на придбання: архівних коробів (10000 грн.), стрем’янок  (4000  грн.), металевих дверей (5000 грн., встановлені у каб. 405 вул. Залізняка 2 а), канцтоварів (1000 грн.),  архівних стелажів та їх оформлення (40500 грн.).

У 2018 році в розпорядження архівного сектору райдержадміністрації було надано додаткове архівосховище № 3 (каб. 405 по вул. Залізняка 2 а), загальною площею 13 м2 (з них сховище - 11 м2, робоча кімната - 2 м2), в якому силами працівників сектору був зроблений косметичний ремонт.  Встановлені нові металеві стелажі  протяжністю 45 пог. м. В лютому 2019 року переміщено документи з кадрових питань (особового складу) ліквідованих підприємств і виборчих комісій, що зберігаються в районному архіві, у кількості 2290 од.зб. Таким чином, документи трудового архіву було  виокремлено в окреме архівосховище.

Також додаткове стелажне обладнання в кінці 2018 року було встановлене в архівосховищі № 1 (пл..Соборності, 1) протяжністю 22 пог.м. А на початку 2019 року було здійснено переміщення архівних коробів  фонду «Уманська райдержадміністрація» на ці стелажі.

В лютому 2019 року з КП «Уманьрайрембуд» був укладений договір оренди на приміщення (каб. №№ 104, 405), які використовуються архівним відділом райдержадміністрації по вул. Залізняка, 2 а. Таким чином всі  приміщення увійшли в паспорт відділу (раніше каб. № 104 був виділений для приймання виборчої документації, використовувався без договору оренди за усним погодженням).

В Уманському районі діє Районна  програма  розвитку архівної справи в Уманському районі на 2016-2020 роки, затверджена  рішенням сесії Уманської районної ради від 22.03.2016 № 6-14//УІІ (рішенням від 15.12.2017 № 25-8/УІІ до неї внесено зміни). На 2019 рік для реалізації запланованих програмою заходів (придбання сканера-прінтера-ксерокса, архівних коробів, канцтоварів) планувалося виділення 11000 грн. Але, у зв’язку із зменшенням надходжень до районного бюджету та обмеженим фінансуванням діючих районних програм, та у зв’язку із тим, що у 2018 році під програму було виділено кошти у сумі 60500 грн., в 2019 році кошти не виділялися. На 2020 рік передбачено виділення 5000 грн. на придбання (перезарядку) вогнегасників та придбання канцтоварів.

У 2019 році окружною виборчою комісією територіального виборчого округу № 200 була надана спонсорська допомога у вигляді 20 архівних коробів. Також в рахунок спонсорської допомоги архівному сектору райдержадміністрації наданий електронний пристрій для вимірювання температури та вологості повітря «НТС-2».

В Уманському районі діє мережа трудових архівів (без статусу юридичної особи), створених при виконкомах 23 сільських (селищної) рад в населених пунктах: Бабанка, Вільшана-Слобідка, Вільшанка, Доброводи, Іванівка, Коржова, Коржовий Кут, Коржова Слобода, Косенівка, Краснопілка, Острівець, Посухівка, Рогова, Родниківка, Ропотуха, Свинарка, Сушківка, Танське, Фурманка, Ятранівка, а також Паланської, Дмитрушківської і Ладижинської сільських рад ОТГ. Всього в трудових архівах зберігається 13722 справи з кадрових питань (особового складу) ліквідованих підприємств, за якими в 2019 році видано 2456 довідок.

Отже, працівники архівного відділу райдержадміністрації докладають максимальних зусиль аби виконувати планові показники розвитку архівної галузі в Уманському районі і забезпечити їх виконання у 2020 році.

 

 

 

Начальник відділу                                                      Тетяна ТИЦЬКУН